Die effizienteste Art, Ihre Zeit zu verschwenden

Meetings - das Highlight eines jeden Bürotages.

 

Eine bunte - häufig zu große Gruppe - von Kollegen, furchtlos bereit, ihre Lebenszeit gegen Geld zu tauschen:  Vorbereitungs-unterlagen wurden vor 10 Minuten verschickt, Agenda gibt es keine - die Knackpunkte sollte jeder kennen - und der verspätete Kollege, der thematisch irrlichternd seinen Monolog hält, kurbelt die dunkelste Kreativität der restlichen Anwesenden an. Wiederholte Male wird das schon Gesagte zusammengefasst und das schon Entschiedene wird wieder zur Diskussion gestellt. Aber wenigstens sind die Kekse staubig und der Kaffee dünn... 

 

 

Ironie off: Besprechungen sind natürlich ein fester und sinnvoller Bestandteil des modernen Arbeitslebens. Sie dienen dazu, Ideen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen, Teams zu koordinieren, etc. Doch allzu oft werden Meetings zu einer echten Zeitverschwendung, die die Produktivität hemmt, Mitarbeiter frustriert und am Ende nur Zeit kostet. 

 

Laut einer Umfrage von Doodle im Jahr 2019, die weltweit mehr als 19 Millionen Meetings analysierte, verbrachten Angestellte im Durchschnitt etwa 15 Stunden pro Woche in Besprechungen. Diese Zahl variiert stark, Branche, Unternehmensgröße, Hierarchie und Position spielen dabei eine Rolle - Manager und Führungskräfte haben tendenziell mehr Meetingverpflichtungen als Kollegen auf anderen Ebenen, weil sie öfter in Entscheidungsprozesse und Planungen involviert sind. 

 

Meetings und Besprechungen machen somit einen wesentlichen Teil unseres Arbeitslebens aus: Es lohnt sich also wirklich herauszufinden, welche Variablen richtig gute, effiziente Meetings ausmachen. 

 

Ich möchte heute gerne den umgekehrten Weg gehen: lassen Sie uns nicht festlegen, was gute Meetings ausmacht, sondern wie das persönliche "Albtraum-Meeting" aussieht. Ich bin sicher, dass sich durch diese Sicht ein paar Routinen oder Regeln für gute Besprechungen ableiten lassen, die gut im Alltag umzusetzen sind. 

 

In meinem Schreckensmeeting kommt auf jeden Fall folgendes vor:

  • niemand ist sicher, aus welchem Grund man sich eigentlich trifft, und keiner traut sich, das zu sagen. Es gibt    weder Agenda noch Ziel. 
  • Protokolle, die keine Aussagekraft haben bzw. Platz für viel Interpretation lassen
  • Thema ist "x", aber da ist diese Person, die immer über "y" diskutieren will, was aber nichts mit "x" zu tun hat.
  • Teilnehmer:innen, die am Telefon herumspielen, um beschäftigt zu scheinen
  • Kolleg:innen, die zu spät kommen und dann erstmal über das Verpasste informiert werden möchten
  • Technik, die nicht funktioniert: die Konferenz wird zum 3. Mal gestartet, die Uhr tickt, die Kekse werden weniger...
  • usw.

 

Es ist wichtig zu betonen, dass natürlich nicht alle Meetings unproduktiv oder sogar sinnlos sind. Effektive Meetings können gut dazu beitragen, die Kommunikation zu verbessern, Entscheidungen zu treffen, Teams zu koordinieren und Spaß an der Arbeit zu haben. Dennoch ist es entscheidend, Meetings sorgfältig zu planen, klar definierte Ziele zu haben und sicherzustellen, dass sie wirklich notwendig sind, um die Zeit und die Gehirne der Mitarbeitenden sinnvoll zu nutzen. 

 

Machen Sie einen Unterschied beim nächsten Meeting, zu dem Sie einladen oder zu dem sie eingeladen sind...

 

Aber vorher würde mich interessieren, was darf bei Ihrem "Albtraum-Meeting" nicht fehlen?

 

 

 

 

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Kommentare: 3
  • #1

    Stefan (Mittwoch, 27 September 2023 19:41)

    Was - die Kekse sind alle? Da geh ich doch lieber gleich ins Parallelmeeting! ;-)

  • #2

    Melanie (Mittwoch, 27 September 2023 22:07)

    Wieder einmal voll auf den Punkt getroffen. Ein Anzeichen für ein Albtraum-Meeting ist für Mich auch, wenn alle den Kopf in den LAPTOP stecken und nur ab und Zu Mal Hochschauen und so Tun, als würden Sie allen Themen folgen :-).

  • #3

    Volker (Donnerstag, 28 September 2023 07:34)

    gute Idee das ganze mal auf den Kopf zu stellen,
    Es sind bereits viele Bestandteile eines Albtraum Meeting genannt.
    Spontan fallen mir noch 2 nervige Sachen ein.

    1. Bei Entscheidungsmeetings werden durchaus Unterlagen vorbereitet und vorher verschickt, aber in einer Menge, dazu unstrukturiert und ohne dass man erkennt, was der Einladende eigentlich will. Dazu kommt, dass sehr oft nur ein Lösungsweg angeboten wird. Alternativen sind im Vorfeld nicht betrachtet.

    2. Bei Arbeitsmeetings werden Aufgaben an mitarbeiter verteilt, die nicht am Meeting teilnehmen. Das Wegdelegieren der Verantwortung ist eine superbremse im unternehmen